Recomenda-se um telefonema ou visita para que o convite para a participação no GT seja feito.
Dessa forma, a comissão terá a oportunidade de explicar os objetivos da iniciativa, justificar a escolha do convidado e mostrar o quanto a sua participação ajudará no projeto.
Uma vez aceito o convite, deve ser enviado um e-mail formalizando o convite e contendo as informações da primeira reunião de trabalho.