Elementos do Plano de Comunicação

Identidade Visual

Uma identidade visual padronizada é muito importante para dar consistência Comunicação. Assim, cada vez que um público específico receber alguma comunicação saberá facilmente que o Conselho é que está falando com ele.

Atenção: é importante deixar claro se o Conselheiro está falando em nome da Entidade que representa ou do Conselho. Às vezes, o posicionamento é diferente e assim, não deve ser confundido.

O Regimento Interno deve definir quem pode falar pelo Conselho, seja de maneira oral ou escrita – reuniões, eventos, e-mails, redes sociais, etc. Normalmente é o Presidente que pode delegar a comunicação a quem ele achar adequado, dependendo do assunto e ocasião.

Seguem alguns elementos importantes para a padronização da identidade da comunicação:

§ Logo e sua correta utilização; § Assinaturas de e-mails;
§ Cartões de visitas.

Definição dos Públicos

São vários os públicos com os quais um Conselho se relaciona. O levantamento de todos eles é muito importante, pois cada um terá um objetivo e uma maneira de se comunicar. Seguem abaixo alguns públicos identificados:

§ Plenário do Conselho
§ Comissões Permanentes
§ Grupos Temáticos
§ Conselhos Nacional, Estaduais e Municipais
§ Outros Conselhos
§ Prefeitura
§ Governo estadual
§ Secretarias
§ Sociedade Civil Organizada
§ Empresas
§ Formadores de opinião – Imprensa, Organismos Multilaterais...

Se comunicar de maneira eficiente e eficaz com todos os públicos exige muita organização, tempo e orçamento. Nem sempre os Conselhos possuem membros com disponibilidade e habilidade para fazer um bom Plano de Comunicação. Analisem se vale à pena contratar um funcionário externo e defina seus públicos prioritários, de acordo com os objetivos do Conselho.

Diagnóstico

Após a identificação dos públicos com os quais o Conselho quer falar deve ser feito um diagnóstico que mostrará:
Como a comunicação está ocorrendo com cada público?
Está funcionando?

Qual a percepção que os públicos têm da comunicação? Com esse diagnóstico partimos para os próximos passos:

Quais os objetivos estratégicos para cada público

Dependendo dos objetivos do Conselho, cada público deverá ser envolvido de uma maneira diferente, ou seja, o Conselho deve identificar o que deseja de cada público, como quer se envolver com cada um deles. Os objetivos estratégicos para cada público podem ser de:

§ Engajamento § Informação
§ Motivação

Para públicos prioritários podem-se desejar os três objetivos, o que tornará a comunicação mais elaborada e intensa.

Plano de Ação

Após a definição dos públicos e o que se deseja de cada um deles, é recomendado colocar no papel tudo o que será necessário para a comunicação efetiva com eles:

Recursos – vários recursos de comunicação demandam orçamento para seu desenvolvimento, manutenção e alimentação frequente. O mais desejado, por ser uma fonte de referência do Conselho, é um website. Normalmente, uma agência de Marketing é contratada para seu desenvolvimento, reforçando que deve ser levado em conta quem fará a manutenção tanto técnica como de conteúdo. Se nenhum Conselheiro assumir essa função, a agência deverá ser contratada para esse trabalho.

Equipe – normalmente os Conselhos formam uma Comissão de Comunicação. Essa Comissão é muito importante para gerar os conteúdos e manter a conversa ativa com todos os públicos, na frequência adequada para cada um deles. Se não existir essa Comissão, ou se seus membros não se sentirem aptos para implantarem e conduzirem o Plano de Comunicação, uma Consultoria Externa ou Agência de Marketing deve ser contratada para isso.

Cronograma – Depois do Plano de Comunicação definido, deve ser feito um cronograma de implantação para cada ação definida. Por exemplo, em quanto tempo terão o site publicado, com que frequência será atualizado com novas informações, quantas vezes postarão alguma notícia nas Redes Sociais, que ações farão para envolvimento dos públicos, como eventos e reuniões. Um cronograma semestral ou anual deixará claro para todos o que será feito para uma programação prévia adequada, evitando inclusive custos desnecessários.

Atenção! A comunicação é um caminho sem volta. Não inicie uma comunicação com algum público se o Conselho não for capaz de manter essa comunicação com assuntos relevantes para o público e com uma frequência adequada. Se a comunicação for interrompida, ou se o público entender que aquele conteúdo não é adequado, ou está desatualizado, será difícil reconquistá-lo.
Em um mundo de tantas informações é muito importante que as do Conselho sejam interessantes e consistentes para que se destaquem no meio de tudo que os públicos recebem.
Não crie perfis em Redes Sociais se não tiver um responsável por alimentá- las com bons conteúdos e frequentemente.

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