Recomendações para condução do GT

Na primeira reunião do GT devem ser apresentadas:
• As razões que motivaram a criação do GT (Por que o GT foi criado?);

• Os objetivos e metas do GT (O que pretendemos conseguir com a formação do grupo?);

• Descrição da metodologia que será utilizada pelo grupo (Como os objetivos e metas serão atingidos?);

• Apresentar os membros do GT e as entidades que representam (Quem participará das reuniões?): é fundamental convidar as pessoas que realmente podem contribuir para a solução do problema. Explicitando e explicando a importância de cada um que está sendo convida;

• Dedicação necessária dos participantes (frequência e duração das reuniões, local onde serão realizadas, ...) (Quando e onde acontecerão os encontros?);

• Cronograma da iniciativa para o ano. Recomendações para todas as reuniões:

• Tenha um controle de todos os assuntos priorizados para a reunião. Não é necessário fazer pautas e atas, mas é extremamente importante ter domínio do roteiro a ser seguido na reunião. Novos assuntos, caso necessitem de pouco tempo, puderam ser tratados na mesma reunião. Temas mais extensos ficarão agendados para as próximas reuniões, outros podem perder a prioridade e até mesmo serem descartados e muitos serão fatiados para caber em uma reunião;

• Reserve 15 minutos para uma retrospectiva das reuniões anteriores. Discuta sobre o que foi bom ou o que pode ser melhorado para o próximo encontro. Qualquer assunto que os participantes acharem pertinente: processo de convocação, pessoas convocadas, assuntos que se alongaram, resultados alcançados, ...;

• Separe 10 minutos no final da reunião para revisar os resultados alcançados pelo GT na reunião;

• Uma boa prática é criar um grupo de WhatsApp para comunicação rápida com os participantes do GT. Nesse caso, deve-se comunicar de maneira explicita que o grupo criado deve ser utilizado exclusivamente para os assuntos do GT, não sendo permitida nenhuma manifestação de outra natureza.

REALIZAÇÃO    

APOIO