Papel dos participantes

Para que as reuniões sejam eficientes, é fundamental que cada participante o seu papel muito bem definido.

1- Responsável pelo GT

Na reunião precisamos de um responsável, cujo papel é manter a gestão de todos assuntos que serão abordados durante os encontros. Ele será o responsável por:
• Conhecer a metodologia e definir a pauta das reuniões, definindo os assuntos que serão tratados em cada encontro;

• Priorizar os assuntos;
• Definir divisão para os temas que tomam muito tempo ou até mesmo ultrapassem o tempo das reuniões em assuntos menores, mas ainda assim relevantes;
• Descartar assuntos que tenham se tornado irrelevantes;
• Evitar que se discuta muita coisa e nada fique definido.

2- Facilitador

Ele é uma pessoa neutra que irá conduzir a reunião sem tomar partido nas discussões.
Ele será responsável por:
• garantir a infraestrutura necessária para a reunião (convocação, pauta, sala, equipamento de projeção, ...);

• garantir que os resultados foram documentados (fotos, texto, áudio, ...); • controlar o tempo para que toda a pauta e assuntos da reunião sejam abordados;
• evitar que as pessoas fujam do foco;

• garantir que os acordos da equipe do GT sejam respeitados;
• fazer uma breve retrospectiva das reuniões anteriores para garantir continuidade nos temas.

3- Membros do GT

Não adianta chamar muitas pessoas as reuniões do GT. Reuniões lotadas tendem a gerar ineficiência, alongamento de discussão e indecisões. Tenha um grupo coeso, formado pelas pessoas que são relevantes para a discussão.

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